Hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ nâng cao năng suất chất lượng vào doanh nghiệp

Công ty TNHH Chuyển giao Tri thức Chí Tân đã được Tổng cục Tiêu chuẩn  Đo lường Chất lượng giao nhiệm vụ triển khai chương trình “Nhân rộng mô hình        áp dụng tích hợp hệ thống quản lý, kết hợp với công cụ cải tiến NSCL phù hợp với lĩnh vực sản xuất kinh doanh, các loại hình Doanh nghiệp vừa và nhỏ khu vực phía Nam” thuộc Dự án “Thúc đẩy hoạt động năng suất và chất lượng” thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020.

Qua 2,5 năm, Công ty đã triển khai hướng dẫn cho 41 doanh nghiệp vừa và nhỏ từ Đà Nẵng đến Cà Mau xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý tích hợp (ISO 9001 tích hợp ISO khác) và các công cụ nâng cao năng suất chất lượng. Kết quả triển khai 3 nhóm doanh nghiệp tham gia 3 mô hình như sau:

• Mô hình 1: Hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001 và  ISO 14001 cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ kết hợp với 01 công cụ cải tiến Năng suất chất lượng.              Có 11 doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý tích hợp theo  ISO 9001 và ISO 14001.
• Mô hình 2: Hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001 và hệ thống quản lý đặc thù ngành thực phẩm như ISO 22000/ GMP- HACCP/ BRC/ IFS/ Halal/ cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ kết hợp một công cụ cải tiến Năng suất chất lượng. Có tất cả 17 Doanh nghiệp tham gia theo mô hình 2.
• Mô hình 3: Hệ thống quản lý tích hợp theo ISO 9001 và hệ thống quản lý khác và công cụ cải tiến NSCL. Có 13 doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý tích hợp theo ISO 9001 và ISO khác.

Mức độ thành công của mỗi mô hình đều có những điểm khác nhau về quy mô, phạm vi, song tất cả đều có được cách tiếp cận mới về năng suất chất lượng một cách đầy đủ, trực quan và mang tính khoa học. Đã có 39/41 doanh nghiệp được chứng nhận hệ thống quản lý bởi các cơ quan chứng nhận độc lập.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng chọn lựa các công cụ nâng cao năng suất    chất lượng, ứng dụng trên các điều kiện thực tế tại doanh nghiệp và mang lại kết quả tiết kiệm chi phí rất khả quan. Hiêu quả áp dụng được tính như sau:

• Hiệu quả hữu hình:

Giá trị tiết kiệm được do doanh nghiệp áp dụng các công cụ nâng cao               năng suất chất lượng đạt gần 3 tỷ. Con số này nói lên nỗ lực của doanh nghiệp trong việc tận dụng tất cả các khả năng để tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận và tồn tại được trong môi trường kinh doanh nhiều biến động.

• Hiệu quả vô hình:

Hiệu quả tính bằng tiền chỉ là bề nổi, nhưng điều quan trong hơn cả là, sau khi tham gia dự án, doanh nghiệp có được đội ngũ nhân viên biết vận hành                  hệ thống quản lý tích hợp và sử dụng thành thạo các công cụ nâng cao               năng suất chất lượng, tạo nền tảng vững chắc để giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp về lâu dài.

Những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện dự án

Bộ Khoa học Công nghệ mà đại diện là Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường               Chất lượng đã hỗ trợ tích cực cho Công ty Chí Tân trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Về phía doanh nghiệp, có sự cam kết mạnh mẻ của Ban lãnh đạo Doanh nghiệp trong việc hỗ trợ doanh nghiệp đạt đến mục tiêu của dự án. Các cán bộ, nhân viên tại 41 doanh nghiệp tham gia dự án rất hợp tác, đóng góp thời gian và nguồn lực để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý tích hợp cũng như công cụ nâng cao năng suất chất lượng.

Trong quá trình thực hiện dự án, thường gặp một số khó khăn. Khả năng tiếp cận hệ thống quản lý tích hợp cũng như công cụ của các doanh nghiệp còn hạn chế, nhất là các doanh nghiệp nhỏ. Việc áp dụng các hệ thống quản lý tích hợp và công cụ cần nhiều thời gian đầu tư của Đơn vị nhưng nguồn nhân lực thường ít tập trung thực hiện dẫn đến tiến độ dự án bị chậm. Hơn nữa, các doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có được tầm nhìn dài hạn. Doanh nghiệp thường chọn áp dụng hệ thống quản lý hay công cụ nâng cao năng suất đều dựa yêu cầu của khách hàng. Khi các yêu cầu này thay đổi doanh nghiệp cũng thay đổi theo. Đây là yếu tố gây khó khăn lớn nhất trong quá trình hướng dẫn cho doanh nghiệp.

Một số Doanh nghiệp tham gia tích cực giai đoạn đầu, nhưng hụt hơi ở giai đoạn sau và bỏ lỡ giữa chừng nên phải tìm doanh nghiệp khác thay thế.

Những công việc hàng ngày của các thành viên tham gia dự án là một trong những trở ngại đánh kể khi thực hiện dự án. Các thành viên trong dự án đa số là các Trưởng bộ phận. Họ rất bận với công việc điều hành hàng ngày nhưng phải dành thời gian cho dự án. Việc chia sẻ thời gian như vậy làm ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ của dự án.

Bài học kinh nghiệm

Sau hơn 2 năm thực hiện nhiệm vụ, những bài học kinh nghiệm được đúc kết từ những kết quả, khó khăn, trở ngại của các thành viên tham gia nhiệm vụ, cụ thể là:

• Sự tham gia của ban giám đốc doanh nghiệp trong việc chỉ đạo áp dụng là những yếu tố then chốt quyết định sự thành công khi áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ nâng cao năng suất chất lượng tại doanh nghiệp.
• Các cấp quản lý trong doanh nghiệp cần kiên trì theo đuổi và quan tâm học hỏi những vấn đề mới liên quan đến năng suất chất lượng để hỗ trợ hiệu quả cho công việc hiện tại và trong tương lai sau này.
• Việc hỗ trợ kịp thời của bên tư vấn cũng là những yếu tố quan trọng. Trong quá trình thực hiện có nhiều vướng mắc, việc hỗ trợ của chuyên gia tư vấn đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án.
• Rèn luyện kỹ năng tiếp cận, giải quyết triệt để các vấn đề nảy sinh trong quá trình tư vấn, tính thuyết phục, tính hợp lý trong nội dung tư vấn luôn đòi hỏi ở năng lực và bản lĩnh của chuyên gia tư vấn.

Áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và các công cụ cải tiến năng suất là một quá trình dài hạn và cần cần có sự đồng hành của của nhà nước, bên tư vấn và doanh nghiệp trong các giai đoạn đầu. Khi có đủ kinh nghiệm, các doanh nghiệp sẽ tự bước trên quãng đường còn lại của mình.

Cần có cơ chế khen thưởng thích hợp cho các nhóm tham gia vào dự án cải tiến nhằm động viên tinh thần của cán bộ, nhân viên, giúp họ ngày càng gắn bó với hoạt động cải tiến của Doanh nghiệp. Cơ chế này sẽ giúp duy trì việc áp dụng các chương trình cải tiến năng suất chất lượng trong doanh nghiệp.

Trong giai đoạn tiếp theo, cần tập trung đào tạo chuyên sâu HTQL tích hợp, các công cụ NSCL cho đội ngũ cán bộ nhân viên tại các doanh nghiệp để họ có đủ kiến thức, kỹ năng, đạt được chuẩn mực chuyên gia và trở thành các đội ngũ chuyên gia nòng cốt, góp phần triển khai, phát triển chương trình nâng cao năng suất  chất lượng trong doanh nghiệp và hỗ trợ, tham gia tích cực vào chương trình năng suất quốc gia trong giai đoạn tới được thành công./.

Nguyễn Đào Duy Tài